Cómo empezar
Bienvenido a Asistia. En menos de 10 minutos puedes tener tu empresa configurada y tus empleados marcando asistencia.
Crea tu cuenta
Ve a asistia-ai.com, regístrate e ingresa el nombre de tu empresa y tu correo. No necesitas tarjeta para el plan Free.
Completa el onboarding
Asistia te guiará para ingresar el nombre de tu empresa, RUC, horario de trabajo y tolerancia de tardanza.
Agrega tus empleados
Uno por uno desde el panel de Empleados, o importa todos de una vez con un archivo CSV.
Comparte el QR
Descarga e imprime el código QR de tu empresa. Pégalo en la entrada de tu local.
¡Listo!
Tus empleados ya pueden marcar asistencia escaneando el QR con su celular. Tú ves todo en tiempo real en el dashboard.
Configuración inicial
Ve a Configuración (accesible solo para el dueño de la cuenta) para ajustar todos los parámetros de tu empresa.
Horario de trabajo
Define la jornada laboral estándar de tu empresa:
- Hora de entrada y salida: la jornada normal de tu empresa (ej. 8:00 am – 5:00 pm)
- Refrigerio: hora de inicio y fin del descanso del mediodía
- Días laborales: selecciona los días de la semana que trabaja tu empresa (L M X J V S D)
- Tolerancia de tardanza: minutos de gracia antes de marcar tardanza. El valor recomendado es 5 minutos.
Los empleados con horario individual (configurado en su ficha) ignoran este horario. El horario de empresa aplica a todos los que no tengan uno propio.
Geolocalización
Si quieres que el sistema verifique que los empleados estén físicamente en el local al marcar:
- Activa la verificación de ubicación en Configuración
- Ajusta el radio en metros (por defecto: 100 m)
- Mueve el pin en el mapa a la ubicación exacta de tu local
Una vez activo, el empleado deberá permitir acceso a su GPS al hacer check-in. Si está fuera del radio, la marcación será rechazada.
Tu código QR
Asistia genera automáticamente un QR único para tu empresa. Los empleados lo escanean con la cámara de su celular — sin instalar ninguna app.
Dónde encontrarlo
Ve a Código QR en el menú lateral (solo visible para el dueño). Desde ahí puedes:
- Ver el QR en pantalla
- Descargarlo como imagen PNG para imprimirlo
- Copiar el link directo para compartirlo por WhatsApp o correo
Recomendación: Imprime el QR en tamaño A4 o más grande y pégalo en un lugar visible a la entrada. Puedes imprimirlo en color o blanco y negro.
¿El QR cambia?
No. El QR de tu empresa es permanente. Si por seguridad necesitas regenerarlo, contáctanos.
Dashboard
El dashboard es la pantalla principal de Asistia. Muestra la asistencia de todos tus empleados en tiempo real, actualizada al instante cada vez que alguien marca.
Qué muestra cada columna
- Empleado: nombre y puesto
- Entrada: hora del primer check-in del día
- Inicio refrigerio / Fin refrigerio: hora de salida y regreso del descanso
- Salida: hora del checkout
- Tardanza: minutos de retraso respecto al horario (solo si supera la tolerancia)
- Total horas: tiempo trabajado = (salida − entrada) − refrigerio real
- Estado: badge de color que indica el estado del día
Selector de fecha
Usa el selector de fecha para ver la asistencia de días anteriores.
En el plan Free solo puedes ver el día actual. Para acceder al historial, necesitas el plan Basic o superior.
Estados de asistencia
Cada empleado muestra uno de estos estados en el dashboard:
| Estado | Color | Condición |
|---|---|---|
| Asistió | Blanco | Tiene marcación de entrada |
| Pendiente | Amarillo | Marcó entrada pero no salida y la jornada aún no terminó (o pasó 1h de la hora de salida) |
| Falta | Rosado | Sin marcación en un día que le corresponde trabajar |
| Descanso | Gris claro | El empleado no trabaja ese día según su horario |
| Permiso | Gris | Registrado manualmente por el admin |
Agregar empleados
Ve a Empleados en el menú lateral y haz clic en + Nuevo empleado.
Campos del formulario
- Nombre completo: nombre y apellidos del empleado
- DNI: número de documento de identidad
- Puesto: cargo o rol en la empresa (ej. "Cajero", "Cocinero")
- Rol en sistema: Empleado (solo puede marcar) o Administrador (puede ver el dashboard y gestionar empleados)
- Horario: elige entre usar el horario de empresa o definir uno individual para este empleado
- PIN: opcional. Si lo activas, el empleado deberá ingresarlo cada vez que marque. Basic+
En el plan Free puedes tener hasta 5 empleados. Al intentar agregar el sexto, el sistema te mostrará las opciones para actualizar tu plan.
Importar empleados por CSV
Si tienes varios empleados, la forma más rápida de cargarlos es mediante un archivo CSV. Ve a Empleados → Importar CSV.
Cómo preparar el archivo
El archivo debe tener estas columnas (la primera fila es el encabezado):
| Columna | Obligatorio | Ejemplo |
|---|---|---|
nombre | Sí | María López |
dni | Sí | 45678901 |
puesto | No | Cajera |
hora_entrada | No | 08:00 |
hora_salida | No | 17:00 |
inicio_refrigerio | No | 13:00 |
fin_refrigerio | No | 14:00 |
dias_descanso | No | sabado/domingo |
La columna dias_descanso
Indica los días en que el empleado no trabaja. Usa los nombres en español separados por /:
sabado/domingo— descansa sábado y domingo (semana de lunes a viernes)domingo— solo descansa el domingolunes/martes— descansa lunes y martes
Nombres válidos: lunes, martes, miercoles, jueves, viernes, sabado, domingo
Descarga la plantilla desde el modal de importación — ya tiene el formato correcto con los encabezados y un ejemplo de fila.
Proceso de importación
- Prepara tu archivo CSV (puedes hacerlo en Excel y guardar como CSV)
- Ve a Empleados → Importar CSV
- Sube el archivo — el sistema mostrará una vista previa con los datos detectados
- Revisa la vista previa y confirma la importación
Horarios individuales
Por defecto, todos los empleados heredan el horario de empresa. Si un empleado tiene un horario diferente, puedes asignarle uno propio.
Cómo asignar un horario individual
- Ve a Empleados y haz clic en el botón de editar del empleado
- Desactiva la opción "Usar horario de la empresa"
- Define su hora de entrada, salida y refrigerio
- Selecciona sus días de trabajo con los botones L M X J V S D
- Guarda los cambios
Los días que el empleado no tiene asignados aparecerán como Descanso en el dashboard, no como falta.
PIN de marcación
Basic+El PIN añade una capa de seguridad al check-in: el empleado debe ingresar su PIN de 4 dígitos después de seleccionar su nombre en el QR.
Cómo activar el PIN
- Edita el empleado desde el panel de Empleados
- En la sección PIN, haz clic en Establecer PIN
- Ingresa el PIN de 4 dígitos
- Guarda
El PIN nunca se almacena en texto plano. Se guarda como un hash criptográfico y no puede ser recuperado, solo reemplazado.
Si el empleado olvida su PIN, el administrador puede establecer uno nuevo desde el mismo formulario.
Rol administrador
Basic+Los administradores pueden acceder al dashboard y gestionar empleados, pero no tienen acceso al QR, Configuración ni facturación. Eso es exclusivo del dueño.
Cómo invitar a un administrador
- Crea o edita el empleado y selecciona Administrador en el campo "Rol en sistema"
- Guarda el empleado
- En la tabla de empleados, busca al empleado y haz clic en Invitar
- Ingresa su correo electrónico y confirma
- El empleado recibirá un link mágico en su correo
- Al hacer clic en el link, su cuenta quedará vinculada automáticamente
Revocar acceso
Cambia el rol del empleado de "Administrador" a "Empleado". La próxima vez que intente entrar al panel, verá una pantalla de "Acceso no disponible".
Cómo hace check-in un empleado
El proceso es simple y no requiere instalar ninguna app:
Escanear el QR
El empleado abre la cámara de su celular y apunta al código QR. Se abre el navegador automáticamente.
Buscar su nombre
Busca su nombre en la lista o lo escribe en el campo de búsqueda.
Ingresar PIN (si aplica)
Si el empleado tiene PIN activo, ingresa sus 4 dígitos.
Verificación de ubicación (si aplica)
Si la geo está activa, el navegador pedirá permiso para acceder al GPS. El empleado debe estar dentro del radio configurado.
Confirmar marcación
El sistema detecta automáticamente qué tipo de marcación es (entrada, inicio refrigerio, fin refrigerio o salida) según cuántas ya tiene ese día.
El dashboard del dueño se actualiza al instante. No hace falta recargar la página.
Verificación de ubicación
La geolocalización es opcional. Cuando está activa, el empleado solo puede marcar si su celular detecta que está dentro del radio configurado del local.
Configuración
- Radio: distancia máxima permitida desde el centro del local (en metros). Valor recomendado: 100 m.
- Coordenadas del local: mueve el pin en el mapa a la ubicación exacta de tu negocio.
Qué pasa si el empleado está fuera del radio
El sistema no permite completar la marcación y muestra un mensaje de error. El empleado no puede omitir esta verificación.
La precisión del GPS depende del dispositivo del empleado y la cobertura de señal. En locales cerrados o con mala señal, el GPS puede tener un margen de error de 20–50 metros. Configura el radio con ese margen en mente.
Exportar reporte CSV
Basic+El reporte CSV contiene todos los campos requeridos por SUNAFIL para el período seleccionado.
Contenido del CSV
- Encabezado con nombre de empresa, RUC y período del reporte
- Por empleado y día: nombre, DNI, puesto, fecha, hora entrada, inicio/fin refrigerio, hora salida, horas trabajadas
Cómo exportar
- Ve al Dashboard
- Haz clic en Exportar reporte
- Selecciona el rango de fechas
- Elige formato CSV
- Haz clic en Descargar CSV
El archivo se descarga en tu computadora y puede abrirse con Excel, Google Sheets o cualquier programa de hojas de cálculo.
Exportar reporte PDF
Team+El reporte PDF es el mismo contenido que el CSV pero en formato A4 apaisado, listo para presentar o archivar.
Características del PDF
- Encabezado con logo, nombre de empresa, RUC y período
- Tabla con todos los campos SUNAFIL
- Celdas de faltas resaltadas en rojo para fácil identificación
- Pie de página con número de páginas
Cómo exportar
Igual que el CSV: Dashboard → Exportar reporte → selecciona PDF → Descargar PDF.
Planes y límites
| Plan | Precio | Empleados | Historial | Export |
|---|---|---|---|---|
| Free | $0 | 5 | 7 días | — |
| Basic | $9/mes | 10 | Ilimitado | CSV |
| Team | $19/mes | 30 | Ilimitado | CSV + PDF |
| Business | $39/mes | 100 | Ilimitado | CSV + PDF + Multi-sede |
Cambiar de plan
Puedes cambiar de plan en cualquier momento desde Configuración → Facturación. Los cambios aplican inmediatamente.
- Upgrade: accedes a las funciones del nuevo plan de forma inmediata. Se prorratea el cobro del período actual.
- Downgrade: el cambio aplica al final del período pagado. Tus datos se conservan.
- Cancelación: el acceso se mantiene hasta el fin del período. Tras 90 días de inactividad los datos pueden eliminarse.
Preguntas frecuentes
¿Los empleados necesitan instalar una app?
No. El check-in funciona directamente desde el navegador del celular al escanear el QR. No se descarga nada.
¿Qué pasa si un empleado olvida marcar la salida?
El sistema lo marca como Pendiente. El administrador puede corregir la marcación manualmente desde el panel de Empleados o desde el Dashboard (próximamente).
¿Puedo usar Asistia desde el celular como admin?
Sí. La plataforma es responsive y funciona desde el navegador móvil. No hay app nativa por el momento.
¿Los datos son seguros?
Sí. Toda la comunicación usa HTTPS. Cada empresa tiene sus datos completamente aislados de las demás (Row Level Security). Los PINs se almacenan como hash, nunca en texto plano. Consulta nuestra Política de Privacidad.
¿Puedo exportar los datos si cancelo mi cuenta?
Sí. Antes de cancelar, exporta todos los reportes que necesites. También puedes escribirnos a hola@asistia-ai.com para solicitar un export completo de tus datos.
¿Qué pasa si SUNAFIL exige el reporte en un formato diferente?
Nuestros reportes incluyen todos los campos que establece el D.S. 004-2006-TR. Si en tu sector existe un formato adicional, escríbenos y lo revisamos juntos.
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